Re: [問題] 總經理特助的工作

[hsiawenc (↙㊣煞氣a 發哥↗)]

不少人的推文都是直接丟一句先問老闆付你多少薪水之類的
其實這樣的推文等於沒有推文，或者本版所有的po文詢問都可以用這樣的推文來回應
那何不請版主直接把版規第一條註明“發文前請先自問老闆付你多少錢”？

以下根據我自己的工作經驗進行回應
我也曾經做過公司高階負責人的助理，應該具有參照性
我入職時的薪水不能說令人滿意，但在我所在的城市裡面起碼不至於餓死

※ 引述《windyli (黎欸)》之銘言：
: 大家好，我是今年的應屆畢業生，
: 很幸運的一畢業就被之前打工的貿易公司總經理給了總經理特助（秘書？）的工作，
: 做了半年到現在，越做越覺得沒成就感，
: 想問問其他總經理特助（秘書）的工作是不是也是大概這樣子……
: （最近開始在思考轉換跑道 > < 一開始畢業都是投業務職缺……）

其實你剛做半年，總的來說只能說剛起步，沒有成就感也是很正常的
再加上你很可能身邊也沒有什麼人可以從旁輔導你
陪伴你職涯成長，讓你知道成就感應從何而來

成就感確實是很重要的東西，一般來說
年輕人尤其需要成長和被肯定
中年人尤其需要發展性和收入
壯年人則較多地需要穩定性和低風險

我當年（以下沒有倚老賣老的意思）比較幸運，我的直接主管願意教我
其實他是整個事業體的負責人，可是卻願意對我指點再三
這也是後來我每年教師節必定會特別寫信感謝他的原因，對我而言，他就是我的職場導師

我的這位職場導師顯然不是一個整天閒著沒事幹的老頭
相反地，正因為我身為他的助理，事先經手他的所有文件，才能體會到他的日理萬機
所以，想要讓他指點一番，只能我自己找時間插空隙
看心情，看時間，看深度廣度，說到底還是要先察言觀色
畢竟人家沒有時間和義務教你

或許你可以試試看是否你的總經理有具體指導你的可能性
當然，如果他真的沒興趣教人，或者永遠都是一副很不耐煩的樣子，那你也別自討沒趣
不過，轉而請教一些職場前輩，獲致一些指點，還是會對你有所幫助的
當然，你也可以將一些具體事例pow文提問
只是，哪些是有用資訊？恐怕需要自己過濾了

以下過一遍你的日常工作
基本上，高管助理的工作都差不多，我也曾經寫過一篇相關文，有興趣的話歡迎爬文

: 9:10-10:30
: 我一早到公司要印所有客戶寄給國外業務的郵件，
: 總經理希望我能夠瀏覽所有的郵件，有問題再問他，
: 再放到總經理桌上讓他瀏覽蓋章。
: 除了印郵件，總經理希望我可以也跟著瀏覽所有的郵件，
: 我也會盡量做到，但有時候郵件真的很多，又有其他工作要做，
: 有時候雖簡單瀏覽過去，但不是每封信的內容都有完全記在腦子裡……
: 少數時候總經理會突然抽問某封郵件的內容，有時就答不上來，
: 讓總經理覺得我是不是都沒看，又被念了一下……

這些事情，通常我稱之為“巨人的肩膀”
其實總經理形同讓你先過濾事務的重點，久了甚至於會直接參考你給出的建議
這麼好的鍛煉機會，放過了多可惜？
如果你不知道怎麼處理，剛好也可以趁機請教總經理，他要是興致來了自然會解說一下
絕大部分的人都有“好為人師”的隱形性格的，被請教的時候，那是另一種成就感
（不過你要看時間，不要搞不清楚場合）

好好鍛煉個一兩年，基本上公司的大小事你大概都駕輕就熟，而且是站在老闆的戰略高度
以後你到了別的公司，甚至於自己創業，這些都是外面學不到的決策學

: 10:30-11:00
: 雜事時間，總經理會帶狗進公司，要幫牠的水盆換水。
: 整理總經理辦公室，調日期章、倒垃圾、洗茶、開印表機、檢查衛生紙盒、冰箱補礦泉水
: 等等……
: 基本上都會做到，但是有時候老闆出差所以一陣子沒做或事情較忙，回頭可能漏了其中一
: 樣，被抓到當然會被念了 > <

如果是我，我會盡量調整成一個慣性，能夠利用更少的時間一口氣做完這些事情的話最好
而且這些都是很日常反復性的事情，怎麼會忘記呢？
如果因為老闆出差一陣子你就忘東忘西了，那以後怎麼放心交辦更重要的事情？

: 11:00-11:30
: 統整一整天要做的工作寫成日報表上呈總經理，
: 忙碌的時候一天有 20 件左右的工作要完成、20 件的 Pending 工作待作。

日報表是協助總經理進行企業管理的重要工具
你的日報表做得好的話，就會是一個無敵助理，久了總經理就依賴你，越來越不能失去你
然後你的重要性和自我提升就會非常顯著，成就感也會倍增
到頭來你自然有籌碼可以要求一些個人待遇上的東西了

就算屆時公司無法滿足你的進一步需求
你的上述經歷自然也是跳槽到其他公司前的一個非常具體的成績
別當別的公司的面試主管都是傻瓜，他們自然有一套可以甄別唬爛與否的方法

我的前公司的大老闆的助理就是挖角來的，沒錯！老闆助理也是有人在挖角的
她原本是上海某某商旅的一個小助理，應屆畢業就進了該公司
進來之後由於勤快聰穎，關鍵是主動性和積極性比較強，所以就被該商旅老闆叫去當助理
然後，隨著該公司某高階主管被挖角過來後，經過該主管的推薦，也就被挖角過來
她在我的前公司擔任大老闆助理兩年多之後，由於做得非常成功
所以後來被派任各個部門輪崗鍛煉，特別是招商和營業部門
於是現在已經是在招商部門掛經理職，兼任大老闆的助理頭（管其他助理）
以上，前後不到4年的時間（或者更短？我記不大清楚了）

: 接下來的時間都是要處理整天預定好的工作：
: 拿最近舉例，
: 我負責的大工作之一是國外參展籌備，
: 要聯絡裝潢廠商設計攤位與國外展覽大會一些展覽要事，
: 以及公司內部展覽品及其他參展物品準備。
: 由於我沒有權力去決定細節，都要上呈總經理，
: 總經理有時候臨時起意改變想法，又要重新連絡每個廠商或同事，也是蠻花時間的。

其實你雖然沒有權力做決策，但是你的建議和提供的選項卻是可以引導風向的啊......

: 同時另一件大事是公司尾牙，
: 由我一個人從找餐廳開始，活動、布置、主持都是我一個人的工作。
: 總經理強調上一個特助辦得不好，要我好好做，尾牙會影響一整年大家給我的觀感……
: 這件事讓我壓力蠻大的……還沒參加過尾牙就要辦尾牙 > <
: 期間總經理要出差（平均一個月出差一次），
: 所有國外／中國訂房由總經理交辦我去訂房、訂餐廳，
: 有時候會有些突發狀況要跟酒店談或吵（酒水價格、或酒店沒訂到房沒通知等等）。
: 有些是公司付帳、有些是由我的信用卡先刷再向公司請款，
: 總經理希望他問我什麼就能立刻答覆什麼，
: 所以能夠盡量把這些細節都背下來是最好的。
: （幾月幾號住哪間飯店、價格、付款方式等等……）
: 無奈我到現在還是表現很差，常常要回電腦看自己的紀錄才能報告，
: 所以讓總經理常常搖頭嘆氣……

看過布達佩斯大酒店嗎？看過穿著普拉達的惡魔嗎？

: 除這些 Routine 的工作以外，有時候總經理會交代要找他要或客戶要的東西，
: 像是限量版樂高、日本製保溫杯、無線網路監視器等等……
: 我們公司很省，必須花時間比價所有有的資源，一定要找到最便宜的價格才能上報。
: 由於總經理會詢問關於那些產品的相關問題，像是功能細節等等，
: 所以自己也要全部了解，才能回答。
: 但這只是所有工作裡面其中一角，可能不能花太多時間仔細研究，
: 導致總經理常常問我什麼我又要回頭去查……當然又讓總經理嘆氣了。
: 另外總經理沒出差的話，下午兩點要為他煮湯、四點要煮茶，五點可能要遛狗。
: 他出差的話，要整理所有業務的訂單與採購單表格，還有產品部人員詢價的狀況。
: 當初進公司前，有簽一條規定是「總經理說下班才算下班」。
: 因此表定時間雖是六點下班，但他常常忙到六點後才交辦我必須當天作完的工作，有時甚
: 至是七點多繼續交辦……
: 我也沒加班費或補休可以拿，工作第一年也沒有特休，常態性加班讓我有點疲憊。
: 被唸又讓我壓力很大想做好，沒想到又越做越糟……

如果你覺得這一切的一切都只是慣老闆在利用你的所謂奴性，那還真的是不爽不要做

心態，真的是要自己去調整的
你覺得人家在佔用與消磨你的勞力和時間，那你可曾想過換回些什麼？

至於薪資待遇，當然很重要
姑且不論我前面述及的，因為你的重要性提升而可能換來的待遇提升
就你現有的薪資待遇來看，如果你沒有把握在短時間內找到更好的
何不好好把握眼前的學習機會呢？

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當你看到這個簽名檔，表示以上所提供的是專業的分析意見或者個人的真實經驗。

目的只在解決原po的眼前問題，不代表本人在特定議題上的立場和意識形態。


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※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 160.94.47.19
※ 文章網址: https://www.ptt.cc/bbs/Salary/M.1422091930.A.DC3.html
推 aazaz: 推"穿著Prada的惡魔", 有意擔任助理職者必看 XD
→ aazaz: 另老闆願意同步mail真的很好, 可以清楚了解老闆的思考邏輯
推 phophy: 猜原po是正妹 或誇大問題點?一般來說真像她說的做的不好
→ phophy:   不可能還可以做半年
→ phophy:  這種機會是可遇不可求 多加學習歷練 是很好的資歷
推 tim2795: 當助理又不一定要是正妹 長相順主管緣就好了
→ tim2795: 人格特質也很重要 比如乖巧之類的
→ tim2795: 而且大主管掌控慾都很強 能讓他掌控住的助理笨了點也OK
→ tim2795: 工作能力可以訓練 但人格特質值不值得信任? 就很值得討論
→ tim2795: <<誇獎一下自己 還好我工作能力強又人格特質頗佳 ：)
推 phophy: 樓上斷章取義啥? 她說頻繁出包 而這工作持續半年 顯然老
→ phophy: 闆度量不錯
→ phophy: 當初是打工機緣被找來的
→ tim2795: 原PO打工時 應該就有被主管觀察了
→ phophy: 感覺老闆是願意給機會學習的
→ tim2795: 一定有什麼特質被主管看見 才會被叫去當GM特助
→ tim2795: PHOPHY板友 @@ 新人這麼多 怎麼老闆就只給她學習呢
→ windyli: 嗨我是原po，很謝謝你的回文，很受用!
推 windyli: 補推
推 Imsomniac: 實用推!
→ uuww: 的確，心態左右著正反兩面思維