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圖文心得: https://maxjamesread.com/the-three-most-important-things-in-the-morning/ 市面上的時間管理的書籍玲瑯滿目,而網路上也充斥著許多關於時間管理的文章,傳授各 類小技巧。但往往讓人反而不知從何下手,看了就頭昏。有沒有一本書可以手把手,一步 步地帶著讀者建立出自己的管理系統呢? 有的,今天要談的這本《早上最重要的3件事》,就是本相當適合初學者實作的時間管理 書籍。作者張永錫是台灣知名的時間管理講師,曾向美國時間管理大師大衛‧艾倫(《搞 定》的作者),學習GTD時間管理系統。 本書分成三大部分,分別講述三個重要的習慣:吃青蛙、清空收件匣與重開機。而在這三 個習慣下面,又分別各有十天的操作練習,總共三十天。只要跟著做,就可以在一個月內 實踐這套系統。 我認為,這本書是在搞定(GTD)的時間管理架構下,更細緻的講述要如何實際操作。接 下來,就讓我們跟著作者一同實踐這三個習慣吧! 【第一個習慣:吃青蛙】 首先第一個習慣,要來學習怎麼「吃青蛙」。所謂的吃青蛙,指的是完成待辦。這比喻是 出自博恩.崔西所寫的《時間管理:先吃掉那隻青蛙》,我也曾介紹過他的另外一本作品 《Goals!沒有目標,你哪裡都到不了!》。 如果說待辦事項就是青蛙,而零碎瑣事就是蝌蚪。作者建議,每天可以設定1~3隻青蛙和 5~7隻蝌蚪。優先處理青蛙,有空餘時再來處理蝌蚪。 當然我們都知道重要的待辦,要趕快努力完成,但往往事與願違,對付青蛙,要有更好的 手段,作者提出了FAST系統。 〔F, Frog:吃青蛙〕 吃青蛙有3大心法: 1. 先吃最醜的青蛙 要事第一,先從最重要最困難的事開始。以我來說,現在下班優先事項就是先在這邊打文 章。 2. 一口一口吞 簡單說,就是要將大型的任務拆成可入口的行動。以寫這篇文章為例,我可能就會設定星 期一先打文章大綱,接著每天寫一個段落。 3. 進入心流狀態 吃青蛙最理想的狀態就是進入所謂的心流狀態。書中有些幫助進入心流的方法,這邊就交 給大家自行閱讀。像我有時候便會越寫越帶勁,就是進入所謂心流。當然也是很多時候覺 得自己寫這什麼垃圾…… 〔A, Action List:列出行動清單〕 學了吃青蛙的基本心法,接下來要更具體的操作。有以下2個步驟: 1. 列待辦清單 列清單的關鍵是:列出夠少的事情。如此才會去思考什麼是真正重要的事。和《一流工作 者都在用的待辦清單》中曾提到過的,要把當前任務限制在七項是一樣的觀念。 2. 加工清單 待辦事項要將它寫成可行動的描述。作者建議可以用預期結果來推出有效行動。書中舉要 上班時發現車子「輪胎沒氣」為例子,大家可以思考一下要怎麼寫出有效的行動敘述呢? 〔S, Slice:大青蛙切小片〕 但有時候任務真的很複雜、難處理,因此我們可以透過一些小技巧來料理一下,讓它更好 入口。書中提到3種方法: 1. 自然計畫模式五階段 一、界定目標原則 二、預測期待結果 三、腦力激盪 四、組織想法 五、下一步行動 2. 心智圖 用心智圖以更高的角度鳥瞰規劃。自己是習慣用Coggle這個線上工具。 3. 九宮格 將想要思考的題目放在九宮格中央,在其他八格中,進行思維延伸。 關於這3種方法的細部操作可參考書中都詳細介紹,可以自行參閱。 〔T, Time:把握時間〕 要將青蛙吃得好,配速是很重要的。就像跑馬拉松不可能一開始就全力衝刺,執行待辦事 項也要保持好速度與動能。這裡作者推薦大名鼎鼎的「番茄工作法」。 所謂的番茄工作法,簡單來說就是用25分鐘衝刺,5分鐘休息的節奏,來持續完成待辦。 自己現在是用番茄土豆這工具,大家也可以去找自己喜歡的應用程式。 【第二個習慣:清空收件匣】 來到第二個習慣,我們要來學習怎麼「清空收件匣」。可以拆解成以下三步驟: 〔第一步:收集雜事〕 第一步便是要將所有要做的事都收集起來,留待發落。書中提出的三種主要的收件匣:即 時通訊、電子郵件和筆記本,並詳述要如何有效率從這些收件匣中收集雜事。 〔第二步:把雜事加工成行動〕 第二步是要將雜事加工,變成方便行動的敘述。還記得上面舉的輪胎沒氣的例子嗎?經由 加工,便可能可以將待辦事項寫成:打電話給輪胎店老闆阿明,請他來牽車。 〔第三步:找出連接行動的工作中樞〕 有了上述的準備,接著第三步要建立高效率的工作中樞。首先、要先找出自己有哪些收件 匣系統,可以用LINE原則檢視: - L, line:Line等即時通訊 - I, inbox:郵件收件匣 - N, note:筆記收件匣 - E, extra:其他收件匣 接著,要找出自己的行動提示系統。這邊作者提出了STAR系統: - S, Scheule:行事曆 - T, Task:任務管理 - A, Action:行動清單 - R, Reference:參考資料庫 藉由上面的檢視與整理,可以幫助了解自己的時間管理是怎麼運作的。我會建議收件匣跟 行動提示系統不要太多,夠用就好。不要一次使用多個行事曆或任務管理工具,這樣只會 把自己搞得更亂。 有了上述準備,接下來便是行動了。作者提出了相當好用的口訣:捅人利器。別緊張,沒 有要殺人,解釋如下。 - 捅:放入系「統」 - 人:授權他「人」 - 利:「立」即行動 - 器:馬上丟「棄」 藉由這四個字,便可以迅速處理手中的待辦事項。將複雜無法立即行動的事放入系統( STAR);可以交由他人,就授權出去;可以行動的就馬上行動;不重要的事就立馬丟棄不 要做。如此便能有效的清空收件匣,產生行動。 其實上述方法就是將《搞定》的五步驟差拆解再重構,我覺得也相當直觀好用。大家可以 相互比對,自行操作看看。 【第三個習慣:重開機】 最後一個習慣,是要幫你的人生系統「重開機」。這裡需要利用上面的兩個習慣來做三個 維度的檢視:每日檢視、每週檢視和每年檢視。 〔一、每日檢視〕 書中建議在每天一開始的時候,不要一頭栽進處理事情的漩渦中,而是要先做每日檢視。 作者會先檢視昨天完成的事,再為今天選擇三隻重要的青蛙來準備完成。時間允許的話, 可以去清空收件匣(LINE),將雜事加工成行動,並放到系統(STAR)中。 如果還有時間,作者會寫用Evernote來寫晨間日記。如果對日記格式有興趣可以參閱書中 的介紹。 〔二、每週檢視〕 每週檢視非常重要。其實過去介紹過的《一流工作者都在用的待辦清單》和《搞定》,都 有強調要每週做檢視。大家可以自行比較一下,找到最適合自己的方式。此書建議的每週 檢視步驟如下: 1. 清空收件匣 2. 檢視過去一週的工作日誌 3. 檢查上一週的行事曆及未來一兩週的行事曆 4. 思索近期任務 5. 檢視年度目標 〔三、每年檢視〕 作者會在年末的時候做一次年度檢視,幫過去一年做個總回顧。書中用彼得.杜拉克會的 5角度檢視來當範例: 1. 做得不錯的事? 2. 未必做得好,但已盡力的事 3. 檢討不夠努力的事 4. 批評做得很糟或沒做到的事 5. 規畫未來半年:該做哪些事?該改善哪些事? 該學什麼事? 我自己是會另外檢視每週檢視的紀錄,並寫出新一年的年度計畫。這邊大家也可以參考我 寫過的《Goals!沒有目標,你哪裡都到不了!》,規劃新年的目標。 【總結】 總結一下,第一個習慣教我們如何有效率的處理規畫待辦事項;第二個習慣讓我們能清空 收件匣(LINE),生成行動,並建立完整的行動中樞(STAR)來管理;第三個習慣則是將 第一個習慣和第二個習慣整合起來,每日每週每年的來檢視自我並有效行動。 這是本相當實用的時間管理書,書中相當仔細的講述的每個習慣的要如何操作的細節。像 是LINE要怎麼整理和STAR要怎麼建構,都有很詳盡的解說。除了心法,作者也提供許多好 用的線上工具,幫助讀者可以確實得與自身的工作系統接軌。 另外,每個章節末都有提供練習題,引導讀者堅實的建立這三個習慣。透過三十個小章節 逐步操練,相信每個人都能建立出一套較為完備的時間管理系統。 我以為,或許可以將此文當作一個導讀系統,再一步步跟著此書具體操作。想當初自己也 是在讀完這本書並跟著練習後,才真正覺得自己的時間管理比較完備,可以穩定得執行。 最後,我想說得時間管理真的是條不斷精進的過程,永遠都有可以再優化調整的空間。希 望這篇文,能多少幫助大家在時間管理的道路上有所啟發囉! -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 114.47.138.50 (臺灣) ※ 文章網址: https://www.ptt.cc/bbs/book/M.1616166205.A.F10.html
goallessdraw: 琳瑯滿目 03/20 09:15
geo: 感謝詳細分享 03/20 12:26
bbeav: 推!謝謝分享 03/20 17:10
kapibara: 感謝整理分享 03/23 11:07